Cuando vives en comunidad, existen decisiones vitales para la convivencia y calidad de vida que deben verse en conjunto para llegar al mejor acuerdo posible, asegurándose así de que todo esté funcionando correctamente y hacer las mejoras necesarias para evitar complicaciones futuras. Para esto, existen las asambleas ordinarias y extraordinarias, que son reuniones con distintos fines en que los propietarios se juntan a ver temas importantes y tomar decisiones. Estas son clave y de mucha importancia para tu vivienda y funcionamiento del día a día del edificio o condominio.  

Para poder participar en estas asambleas, en primera instancia el copropietario debe encontrarse al día en el pago de sus gastos comunes. Pueden participar también representantes o apoderados que cuenten con un respectivo poder por escrito para representar al copropietario; de esta forma, un arrendatario u ocupante puede ser parte de las asambleas siempre y cuando el contrato de arrendamiento establezca la facultad de representar al arrendador o se le entregue un poder simple por parte del inversionista y dueño del departamento.

La principal diferencia entre las asambleas ordinarias y extraordinarias son las cosas que se deciden en ellas, cómo se conforman y quién las dirige. A continuación, te explicamos con más detalle las características de cada una de estas reuniones:

Asambleas ordinarias

Estas asambleas son las “base” para cualquier comunidad. En ellas se habla de temas cotidianos, gestión, problemas que puedan haber surgido en el periodo y como se han solucionado, se pregunta a los copropietarios por problemáticas o cosas que quieran plantear (como ideas de mejora, problemas que puedan estar teniendo, etc.).  Son lideradas por el comité de la comunidad y por el administrador.

Específicamente, estos son algunos puntos clave para entender las asambleas ordinarias:

•     Son celebradas al menos una vez al año.
•     No existe un límite en cuanto a cuantas pueden realizarse, por lo que se pueden efectuar cada vez que existan asuntos de interés para la comunidad (siempre y cuando no sean motivo de asambleas extraordinarias).
•     En ellas, la administración deberá dar cuenta documentada de su gestión correspondiente a los últimos doce meses o al periodo comprendido entre la última asamblea ordinaria realizada y la fecha actual. Esta debe mostrar como se ha ejercido el reglamento de co-propiedad y los estados financieros (gastos, ingresos, fondo de reserva, etc.)
•     En estas reuniones pueden votar en la toma de decisiones solo los copropietarios que se encuentren al día en el pago de sus gastos comunes, con excepción de asuntos en que la Ley exige unanimidad.

Asambleas extraordinarias

Existen temas que por el fuerte impacto que pueden tener en la comunidad, únicamente podrán ser tratados en asambleas extraordinarias los siguientes temas, lo que son definidos en el Artículo 17 de la Ley 19.537 que habla específicamente sobre la Copropiedad Inmobiliaria:

1.   Modificación del reglamento de copropiedad.
2.   Enajenación o arrendamiento de bienes de dominio común, o la constitución de gravámenes sobre ellos.
3.   Reconstrucción o demolición del condominio.
4.   Petición a la Dirección de Obras Municipales para que se deje sin efecto la declaración que acogió el condominio al régimen de copropiedad inmobiliaria, o su modificación.
5.   Delegación de facultades al Comité de Administración.
6.   Remoción parcial o total de los miembros del Comité de Administración.
7.   Gastos o inversiones extraordinarios que excedan, en un período de doce meses, el equivalente a seis cuotas de gastos comunes ordinarios del total del condominio.
8.   Administración conjunta de dos o más condominios de conformidad al artículo 26, y establecimiento de subadministraciones en un mismo condominio.
9.   Programas de autofinanciamiento de los condominios, y asociaciones con terceros para estos efectos.
10. Cambio de destino de las unidades del condominio.
11. Constitución de derechos de uso y goce exclusivos de bienes de dominio común a favor de uno o más copropietarios, u otras formas de aprovechamiento de los bienes de dominio común.
12. Obras de alteración o ampliaciones del condominio o sus unidades.
13. Construcciones en los bienes comunes, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes, incluso de aquellos asignados en uso y goce exclusivo.

Algunos puntos a tener en cuenta sobre las asambleas extraordinarias son:

• La ley no exige un mínimo ni un máximo de reuniones.
• El comité administrativo puede solicitar la realización de una cada vez que lo exijan las necesidades del condominio
• También se podrán convocar por los copropietarios que representen al menos el quince por ciento de los derechos en el condominio.
• No se deberá tratar temas que no estén especificados en la citación oficial a la asamblea extraordinaria, por lo que estos deben ser definidos con anterioridad.
• En algunos casos, por exigencia legal un notario deberá certificar las actas y los quórum obtenidos en cada caso. Esto es sobre todo para temas que requieran de una validez legal para ser ejecutados.

Sobre ambas asambleas

Finalmente, la citación a las asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, debe realizarse personalmente o a través de una carta certificada dirigida al domicilio registrado en la administración del edificio. Esto se debe a que muchos propietarios no viven en las dependencias, si no que arrendan sus propiedades, y ellos también deben ser informados respecto a la realización de todas las asambleas oportunamente.

Por regla general estas reuniones deben celebrarse en dependencias del condominio (en general se usa la sala común o sala multiuso de la comunidad), siendo una excepción que, por voluntad de la asamblea, se designe otro lugar que deberá ser dentro de la misma comuna.