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Eligiendo un buen administrador para tu comunidad

Escoger al encargado de los servicios de administración dentro de un condominio o edificio es un tema mucho más importante de lo que muchos consideran. Todo edificio necesita un buen administrador que mantenga organizados los temas administrativos, para que de esa forma la comunidad funcione de la mejor forma posible. ¿Es momento de tomar esta decisión en tu comunidad? Aquí te compartimos los aspectos más importantes sobre el tema que debes conocer para hacer la mejor elección.

¿Qué tareas tendrá un buen administrador en tu comunidad?

Lo primero que todo propietario de un departamento debe saber es que las principales tareas de este administrador varían entre encargarse de los gastos comunes, pago de sueldos, ejercer las acciones necesarias en caso de morosidad, hacer presupuestos para temas de mantenimiento, organizar asambleas de vecinos y muchas otras tareas para mantener en condiciones óptimas la propiedad que administra.

En términos generales, un buen administrador es el encargado de hacer que las cosas funcionen dentro de tu condominio o edificio. Es la persona con la que deberás hablar en caso de tener algún tipo de problema y quien estará encargado de solucionar cualquier cosa que pase también. Es su misión que el reglamento de copropiedad se respete a cabalidad, imponiendo multas y avisos a quienes no estén cumpliendo con éste. También debe velar por el pago de los gastos comunes (su resumen, envío y recolección de dinero), la inversión del dinero de la comunidad del fondo de reserva, etc.

Si quieres saber más específicamente cuales son las tareas del administrador de una comunidad, entra aquí.

Buscando al candidato: ¿De quien es la responsabilidad y cómo se maneja el tema?

El primer administrador es siempre designado por la inmobiliaria que haya vendido el proyecto. Esto se debe a que la primera asamblea de propietarios se puede realizar solo cuando un 75% de las unidades hayan sido vendidas, y todo el tiempo que transcurre hasta que esto se cumple debe ser manejado por alguien.

Una vez se conforma la asamblea y se elige el comité de administración de la comunidad será decisión de todos los propietarios si se sigue con el administrador designado o se busca uno nuevo.

En caso de querer un nuevo administrador por las razones que sean, las opciones principales para realizar la búsqueda son dos: hacer una búsqueda directa a través de un anuncio de trabajo o solicitar el servicio de una agencia, siendo esta última la favorita ya que, aunque tiene un costo más elevado, la experiencia y conocimiento sobre el tema facilitan mucho más el proceso. Es importante cotizar con distintas empresas de administración para evaluar las opciones y así encontrar un candidato que se adapte lo más posible a las necesidades de la comunidad.

 

Identificar el perfil ideal de un buen administrador

Aunque a la hora de tomar la decisión, los puntos fundamentales a tomar en cuenta son la experiencia y las recomendaciones, el perfil ideal suele ser un profesional con especialización en administración de edificios y condominios o en áreas afines como la administración de empresas, derecho o ingeniería. También debe poseer conocimientos sobre las leyes relacionadas a este tipo de viviendas. A su vez, las cualidades personales ideales son el orden, excelentes habilidades de comunicación y también debe inspirar confianza y cercanía.

Además, un buen administrador tiene que estar conectado con las nuevas tecnologías para facilitar tareas del día a día, poder llevar un registro digital de toda la información que lo requiera y en caso de ser necesario, poder manejar un software administrativo que le permita tener mayor control de todas sus funciones dentro de la comunidad, ordenar todo tipo de pagos, gestionar su rol dentro del condominio en línea, dejando así un registro al que pueda acceder el comité (e incluso en algunos casos los propietarios) en cualquier momento. 

Llegar a un acuerdo

En general el comité de administración realiza un primer filtro en esta búsqueda y define el candidato ideal para la comunidad. La propuesta se presenta al conjunto de propietarios del condominio en una asamblea, quienes se encargarán de evaluar si cumple con todos los requerimientos y de esa forma ratificar la selección a través de una votación.

Nombrando al nuevo administrador

Una vez que se haya seleccionado al administrador del condominio, se realiza una asamblea de copropietarios para efectuar el nombramiento oficial, que deberá quedar registrado en el acta de la reunión. En general en esta misma asamblea se presenta formalmente al nuevo administrador al resto de la comunidad, especificando las expectativas con respecto a sus tareas y comentando temas que sean relevantes para los propietarios y la comunidad. La idea es que en esta primera reunión el administrador entienda sus desafíos principales y pueda comenzar a trabajar de inmediato en éstos.

Finalmente, se debe fijar un plazo para hacer una evaluación de su desempeño, que permitirá evaluar el cumplimiento o no de las expectativas. Luego de este plazo se ratificará la elección y se reducirá ésta a una escritura pública.


Escoger un buen administrador para tu comunidad es un proceso que lleva algo de tiempo, pero es importante no tomar la decisión de forma apresurada, ya que es un aspecto que impactará enormemente tu calidad de vida y la experiencia que tengas con tu vivienda y con el resto de tu comunidad.

 

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