Para asegurar el funcionamiento de una comunidad, ya sea un condominio o un edificio, contar con un buen administrador es vital. Esta persona es quien se encargará de mantener a todos los propietarios en la misma página, logrando así la mejor convivencia posible. Aunque toda comunidad debe contar con uno, muchos desconocemos exactamente cuáles son sus funciones. En esta oportunidad te detallamos las tareas de un administrador de comunidades para que salgas de dudas y puedas entender de qué se encarga en concreto.

Si quieres además saber cómo elegir un buen administrador, entra en este post.

Relación y comunicación constante con el Comité de Administración

El administrador de la comunidad debe informar constantemente al Comité de Administración elegido por los copropietarios sobre todo lo que se realice. Ya sea pidiendo aprobación de gastos y de realización de proyectos, presentando presupuestos o simplemente informando sobre problemas o situaciones importantes para la comunidad, jamás deberá tomar decisiones por sí mismo sin antes informarlas al comité.

Pagos y Cobros

Entre las principales funciones del administrador se encuentra todo lo relacionado con las finanzas del edificio:

• Cobranza de los gastos comunes.
• El pago de sueldos a todos los empleados involucrados en la comunidad. (personal de limpieza, guardias de seguridad, conserjes, etc).
• Llevar la contabilidad de los gastos generados cada mes.
• El pago de las boletas y facturas.
• Control de la morosidad derivada del impago de las cuotas, gastos comunes, o cualquier cuenta que afecte a la comunidad.
• Ejercer las acciones necesarias en caso de morosidad, según el Reglamento de Copropiedad que tenga la comunidad.

Asambleas de copropietarios

El administrador también tiene un papel muy importante junto al Comité de Administración del edificio, que es coordinar las asambleas de copropietarios y actuar como ente informativo de todo lo relacionado a la comunidad en éstas, rindiendo cuentas y respondiendo preguntas. En las asambleas de copropietarios se toman decisiones muy importantes que afectan a toda la comunidad. Específicamente, dentro de las tareas del administrador está:

• Generar las citaciones a las asambleas, tanto ordinarias como extraordinarias, a través de un aviso general o de cartas dirigidas a cada vivienda.
• Actuar como secretario de las asambleas.
• Presentar e informar sobre todo lo que se ha realizado en el periodo, además de los balances económicos de la comunidad, dinero acumulado en el fondo de reserva, gastos, problemas que se hayan presentado y cualquier temática que afecte a los copropietarios y al edificio o condominio.
• Llevar el libro de Actas donde se llevará el registro de cada una de las asambleas, sus asistentes, temas tratados, etc.
• Servir como mediador ante cualquier conflicto que pueda surgir entre propietarios.
• Cualquier cambio acordado en la asamblea deberá mantenerlo actualizado en los documentos y estatutos de la Comunidad de Propietarios.
• Asimismo, realizar las gestiones necesarias para llevar a cabo cualquier cambio derivado de los acuerdos en la asamblea. Por ejemplo: cotización de proyectos o mobiliario, realización de obras de mejora o mantenciones, compra de suministros o máquinas, etc.

Generación de presupuestos y administración de los bienes de la comunidad.

A su vez, dentro de las tareas del administrador está encargarse de temas propiamente de gestión, como:

• Preparar un plan de ingresos y de gastos de la comunidad que debe ser presentado con antelación ante la Junta de Propietarios en las asambleas de copropietarios designadas con este propósito.
• Elaborar un presupuesto anual cuando se le solicite.
• Generar periódicamente un informe de los ingresos y gastos generados por la comunidad. Éstos serán presentados ante la asamblea de copropietarios en caso de ser necesario aclarar cualquier situación o duda.
• Dar cuenta documentada de la gestión correspondiente a los últimos doce meses en las Asambleas Ordinarias.

Conservación y mantenimiento de todo lo relativo a la comunidad.

Aunque el administrador no deberá hacer el trabajo de obras o mantenimiento del edificio, sí debe velar por estas y gestionar todo lo necesario para que se lleven a cabo. Por esta razón, dentro de las tareas del administrador está:

• Solicitar presupuestos de mantenimiento a distintas empresas y elegir la más adecuada para lo que se necesite.
• Gestionar las reparaciones y medidas urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al Comité de Administración.
• Negociar con los proveedores para llegar al mejor acuerdo posible para la comunidad en términos de pagos.
• Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, áreas comunes y servicios, realizando las oportunas advertencias a los propietarios.
• Ejecutar los acuerdos generados en las asambleas de copropietarios para obras en las instalaciones, efectuando los pagos y realizando los cobros que sean necesarios.

Por último, existen aspectos que pueden marcar la diferencia en una comunidad, por lo que es importante que un administrador cuente con la iniciativa de ir proponiendo medidas e inversiones que supongan mejoras y ahorros. Además, un buen administrador siempre velará por el cumplimiento de leyes urbanísticas, arquitectónicas, de la ley de copropiedad inmobiliaria y del reglamento de copropiedad.

Tu calidad de vida se verá considerablemente influenciada por el cumplimiento de todas estas funciones por parte del administrador seleccionado para tu comunidad, por esto puedes revisar nuestros consejos para realizar la mejor elección para que tu edificio tenga la mejor administración posible en este post.